BAB
I
PENDAHULUAN
HAKIKAT
SEKRETARIS
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari secretum
yang berarti rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium
atau secretarius. Dalam bahasa perancis disebut secretaire.
Dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa inggris
disebut secretary yang berarti rahasia. Sesuai dengan artinya, berarti
seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia. M. Braum dan
Ramon dari Portugal, mendefinisikan Sekretaris “Secretary is an
assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers
visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many
order related duties that increase the effectiveness of the chief “ (Seorang
pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan
surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya
mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak
kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala
itu).
Pada era global sekarang ini, tidak ada batas lagi antar negara;
seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling
mempengaruhi. Menghadapi situasi seperti ini, negara-negara brkembang termasuk
Indonesia akan berhadapan secara langsung dengan negara-negara maju yang memang
unggul dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia, aspek modal dan
aspek teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan
membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi
berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris
yang didatangkan dari luar negeri seperti singapura dan malaysia. Untuk itulah
sekretaris perlu mengambangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga
benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya
sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar
tugas-tugas keserketarisan yaitu :
Keterampilan
berkomunikasi
1. Kemampuan
mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
2. Mampu
berpikir, mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya
3. Mampu
bekerja sama dalam kelompok
4. Memiliki
Human Relation skills
5. Mempunyai
komitmen pada tugas
6. Senantiasa
bersemangat mengembangkan diri.
BAB
II
ISI
A. Ruang Lingkup
Seorang
pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a.
Menerima tamu
b.
Menerima
telepon
c.
Mengambil dikte
dan melatinkan
d.
Menyimpan surat
Ada beberapa peran sekretaris, antara lain:
a. Penjaga/Beranda Perusahaan
b. Filter dan Pengelola Informasi
c. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
d. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
e. Penasihat untuk dimintai pendapatnya
f. Penghubung/Humas
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah :
a.
Membantu
meringankan tugas-tugas pimpinan
b.
Menangani
informasi untuk pimpinan
c.
Menjadi
jembata penghubung.
B. Sekretaris
Sebagai Pembantu Pimpinan
Tugas seorang sekretaris dapat
dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1.
Tugas–tugas
rutin, yaitu
tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus,
perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima
tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal
pimpinan.
2.
Tugas-tugas
khusus, yaitu
tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus
dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut
diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan
kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan
rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
3.
Tugas-tugas
istimewa, yaitu
tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.
a. Membetulkan letak alat-alat tulis
pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
b. Bertindak sebagai penghubung untuk
meneruskan informasi kepada para relasinya
c. Bersama-sama atau mewakili sesorang
menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran
atau asuransi dari suatu badan
e. Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang
atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
f. Menghadiri rapat-rapat dinas,
sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan
kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4.
Tugas
Resepsionis,
yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :
a. Menerima dan menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan lewat telepon
b. Menerima tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
d. Menyusun kerja sehari-hari pimpinan.
5.
Tugas
Keuangan, yaitu
tugas mengelola keuangan, antara lain :
a. Menangani urusan keuangan pimpinan
dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
b. Membayar rekening-rekening, pajak,
sumbangan dana atas nama pimpinan
c. Mengurus kas kecil, yaitu mencatat
dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif
kecil.
6.
Tugas
Sosial, yaitu
tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
a. Mengurus rumah tangga kantor
pimpinan
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi
untuk kantor beserta pengurusan undangan
c. Menyumbang untuk amal, bakti social.
7.
Tugas
Insidental, yaitu
tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan
laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
b. Membuat ikhtisar dari berita atau
karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya
dengan kepentingan perusahaan
c. Mengoreksi bahan cetakan seperti
brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai
resepsi atau pertemuan.
8.
Tugas-tugas
sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan
bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
a. Waktu dan tempat harus dipastikan
b. Makan dan minum disediakan
c. Sediakan kertas kerja, brosur dan
alat tulis
d. Waktu pertemuan hendaknya diatur
bebas dari acara-acara lain
e. Jadwal pertemuan diatur secara baik
agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
f. Pilihlah hari yang tepat, misalnya
antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.
BAB
III
PENUTUP
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan
sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih
berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga
harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan
bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut
:
1.
Menerima dikte dari pimpinan.
2.
Melaksanakan korespondensi (menerima dan
mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3.
Menyimpan arsip-arsip yang dinilai
penting.
4.
Menerima tamu-tamu pimpinan.
5.
Membuat jadwal pertemuan dan
perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6.
Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada
pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7.
Bertindak sebagai perantara antara
pimpinan dan bawahan.
8.
Mengatur rapat-rapat dan seminar
pimpinan dengan bawahan.
9.
Menemani pimpinan dalam pertemuan
penting.
10.
Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Sumber
:
anggun_novitasari.blogspot.com
